Cuando alguien dice «necesitamos una aplicación a medida», casi siempre está describiendo uno de seis proyectos. No treinta. Seis.
Los ponemos aquí con la señal que los delata, el alcance más pequeño con el que tienen sentido y el error que se comete en cada uno. Si reconocéis vuestro caso en dos de ellos, empezad por el más pequeño.
1. El puente entre dos sistemas que no se hablan
La señal: alguien exporta un fichero de un programa y lo importa en otro. Todos los lunes. O peor, teclea a mano.
Es el proyecto más común en empresas de 5 a 50 personas y el que menos se pide, porque no parece un proyecto. Un ERP que no habla con la tienda online. El programa de producción que no sabe lo que ha vendido comercial. Un sistema sectorial de 2011 con una base de datos cerrada.
Alcance mínimo: un sentido, un tipo de dato, automático. Pedidos de la web al ERP y nada más. Sin panel, sin informes.
El error habitual: aprovechar el proyecto para «unificarlo todo». La unificación total se convierte en un proyecto de un año que se cancela a los cinco meses. El puente de un sentido está funcionando en semanas y se amplía después, con el aprendizaje del primero.
2. El portal donde el cliente o el proveedor se sirve solo
La señal: una persona responde el mismo email veinte veces al día. Dónde está mi pedido. Mandadme la factura otra vez. ¿Qué stock tenéis de esto?
Alcance mínimo: consulta, no gestión. Que el cliente vea su estado y descargue sus documentos. Que puedan pedir directamente ya es la fase dos.
El error habitual: diseñarlo para el 5 % de clientes que quieren un portal e ignorar que el otro 95 % va a seguir llamando por teléfono. El portal no elimina el teléfono. Reduce el trabajo repetido, que es distinto y ya es suficiente.
3. La aplicación del que trabaja fuera de la oficina
La señal: partes de trabajo en papel que alguien pasa a ordenador por la tarde. Fotos de albaranes por WhatsApp. Un técnico que llama a oficina para saber qué instaló allí el año pasado.
Alcance mínimo: que funcione sin cobertura y sincronice al recuperarla. Esto no es un extra: en una nave con paredes de hormigón o en un sótano, una aplicación que necesita conexión permanente no se usa. Se vuelve al papel en dos semanas.
El error habitual: pedir al operario que rellene quince campos. Si tardan más que con el papel, no se rellena, y entonces los datos que llegan son peores que antes. Cinco campos y una foto se usan; quince, no.
4. El panel que sustituye al Excel de dirección
La señal: alguien dedica el primer día del mes a montar la hoja con los números. Y cuando esa persona está de vacaciones, nadie sabe cómo se hacía.
Alcance mínimo: cinco números que se miran de verdad, actualizados solos. No cuarenta gráficos. Cinco.
El error habitual: empezar por la herramienta —qué Power BI, qué base de datos— antes de saber qué decisión se toma con cada número. Un indicador que no cambia ninguna decisión es un gráfico bonito que nadie abre al tercer mes. De esto hablamos en detalle en explotar tus datos sin tener un equipo de datos.
5. El asistente que busca dentro de vuestra documentación
La señal: la respuesta existe —en un manual, en un pliego, en ocho años de correos— y encontrarla cuesta veinte minutos a alguien que cobra por hacer otra cosa.
Alcance mínimo: un corpus acotado y una pregunta clara. Los manuales de producto, o los contratos, o el histórico de incidencias. No «toda la información de la empresa».
El error habitual: empezar por el chatbot de cara al cliente. Es el caso con más riesgo y menos retorno de todos. Dentro de casa, si el asistente se equivoca, un empleado lo detecta; de cara fuera, un error se convierte en un compromiso que hay que cumplir. Lo desarrollamos en la IA empieza por un problema aburrido.
6. Medir lo que las máquinas ya generan
La señal: nadie sabe con certeza cuántas horas paró la línea el mes pasado, ni a qué temperatura estuvo la cámara el fin de semana, ni cuánto consume el turno de noche.
Alcance mínimo: una medición, un mes, un número que antes no teníais. La mayoría de las máquinas con menos de quince años ya emiten datos por un puerto que nadie ha conectado nunca.
El error habitual: comprar una plataforma antes de saber qué pregunta se quiere responder. El sensor sin explotación de datos detrás es un gasto con luces.
Cuál va primero
Si habéis reconocido dos o tres, el orden no es por ilusión, es por este criterio: el que tiene un dueño interno con nombre y apellidos, el que se puede medir en horas y el que no depende de que otro proyecto termine antes.
Y hay un séptimo caso que no está en la lista a propósito: rehacer entero el sistema de la casa porque «ya toca». Ese casi nunca es el primero. Suele ser el resultado de haber hecho bien tres de los seis anteriores.
El criterio completo con el que filtramos está en las cinco preguntas que hacemos antes de aceptar un desarrollo a medida.
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