El problema no es que te falten datos. Es que dos personas de tu empresa sacan dos números distintos para la misma pregunta, y las dos tienen razón.
Uno cuenta el pedido cuando entra, el otro cuando se factura. Uno excluye las devoluciones, el otro no. Ninguno miente: nadie decidió nunca cuál era la buena. Y esa conversación, que no es técnica, es la que bloquea el proyecto entero.
Así que antes de mirar herramientas, escribe las definiciones. Qué es un cliente activo. Cuándo cuenta una venta. Qué pasa con las devoluciones y con los presupuestos que caducan. Una hoja, veinte líneas, firmada por quien manda. Sin eso, el cuadro de mando más bonito del mundo va a generar discusiones en vez de decisiones.
Por qué no basta con sacar informes del ERP
Dos motivos, y el segundo es el que duele.
El primero es de carga. Una consulta pesada contra la base de producción compite con la gente que está trabajando. El informe se lanza a las nueve de la mañana y el almacén nota que el ERP va lento. Lo notarás una vez y no querrás repetirlo.
El segundo es de memoria. Tu ERP guarda el estado actual, no la historia. Un pedido que pasó de “pendiente” a “servido” ya no recuerda cuándo era pendiente. Un cliente que cambió de tarifa borró la anterior. Cuando dentro de un año quieras saber cuánto tardabais en servir, esa información no existirá en ningún sitio. No se ha perdido: nunca se guardó.
La solución no es más informes. Es tener una copia aparte que sí recuerde.
El montaje mínimo que aguanta en una empresa de 5 a 50 personas
Cuatro piezas. Ni una más mientras no haga falta.
Extracción. Un proceso que cada noche copia las tablas que importan del ERP, del CRM y de lo que haga falta, a otro sitio. Copia, no interpreta. Cuanto más tonto sea este paso, menos se rompe.
Almacén. Una base de datos separada donde vive esa copia y donde se guarda la foto de cada día. Aquí es donde nace la memoria que el ERP no tiene.
Transformación. Las definiciones que escribiste al principio, convertidas en consultas SQL. Versionadas en git, como cualquier otro código, porque son código. Cuando alguien cambie qué cuenta como venta, quedará escrito quién lo cambió y cuándo.
Consumo. Un cuadro de mando, o una hoja de cálculo que se refresca sola, o un correo con tres números cada lunes. Esto es lo último y lo menos importante, aunque sea lo único que se ve.
Fíjate en lo que no hay: nada en tiempo real, ningún lago de datos, ningún clúster. Las decisiones de una pyme se toman con el dato de ayer. Pagar por milisegundos que nadie va a usar es la forma más común de que un proyecto de datos se muera antes de dar nada. Si estás en la duda de qué arquitectura montar, la desarrollamos en Data warehouse or data lake (en inglés).
Un cuadro de mando sin departamento de BI es perfectamente viable
Lo que no es viable es uno sin dueño. Montar un cuadro de mando sin departamento de BI funciona porque las piezas de arriba son pocas y aburridas, no porque se mantengan solas. Alguien de la casa tiene que ser el que dice qué cuenta como venta. Ese es el rol que no se externaliza; el resto sí.
Excel no es el enemigo
Excel es una interfaz excelente y la gente ya sabe usarla. El problema aparece cuando el mismo fichero es además el almacén y la lógica de negocio: entonces el dato vive en el portátil de una persona, la fórmula la entiende ella sola y el día que se va, se va el sistema.
Separa las capas y quédate con Excel donde es bueno: mirar. Que la hoja lea del almacén y no contenga ni un cálculo propio.
Cómo se mantiene esto sin contratar a nadie
Con pocas piezas y con dos costumbres.
La primera: el proceso avisa cuando falla. Un correo, un mensaje, lo que sea. Sin eso, la carga nocturna se rompe un martes, nadie se entera y durante seis semanas se toman decisiones con el dato de aquel martes.
La segunda: cada pantalla dice cuándo se actualizó por última vez. Una fecha en una esquina. Es la diferencia entre un cuadro de mando y una foto antigua que nadie sabe que es antigua. Un número desactualizado hace más daño que un número que falta, porque el que falta se nota.
Y una tercera, si quieres dormir mejor: una comprobación automática que cuadre los totales del almacén contra los del origen. Si no cuadran, el informe no se publica.
Lo que decide si esto sirve para algo
Que alguien mire los números y cambie una decisión.
Si el cuadro de mando se abre el primer mes y luego nadie entra, el proyecto ha fallado aunque el código sea impecable. Antes de empezar, elige la decisión concreta que hoy se toma a ojo y que quieres tomar con datos. Una. Constrúyelo para esa.
Si no eres capaz de nombrarla, todavía no es un proyecto de datos.
Nordic Byte construye plataformas de datos para empresas de 5 a 50 personas que ya tienen la información y no tienen equipo para explotarla. Cuéntanos qué decisión quieres dejar de tomar a ojo y te respondemos con una propuesta en 48 horas.