Gastaste el bono. Tienes el software instalado. Y tu equipo sigue trabajando con la hoja de cálculo de siempre.
Si eso te suena, la pregunta interesante no es si te vendieron mal. Es otra: ¿el problema que te duele hoy llegó a mirarlo alguien antes de elegir el producto?
Lo que pasa cuando el software se elige por el orden inverso
Una compra de software normal va así: primero el problema, después qué lo resuelve, después quién lo hace y cuánto cuesta.
Con una ayuda pública el orden se invierte. Primero existe un catálogo de soluciones que la ayuda cubre. Después, el proveedor acreditado que implanta una de ellas. Tu problema entra al final, y entra recortado a lo que quepa dentro de la categoría.
Esto no es un defecto de nadie en concreto. Una ayuda que se reparte entre miles de empresas tiene que ser homogénea, y homogéneo quiere decir de catálogo. Funciona bien cuando tu necesidad también es de catálogo: facturación, web, firma electrónica, un CRM estándar. Se queda corta cuando lo que te duele es cómo trabajas tú, que no se parece del todo a cómo trabaja el resto de tu sector.
Ahí es donde aparece el software instalado que nadie abre.
Las señales, en forma de preguntas
Contéstalas mirando el trabajo real, no el manual:
- ¿Alguien mantiene un Excel en paralelo? Si el dato de verdad vive fuera del programa, el programa no está implantado: está decorando.
- ¿Se usan dos o tres pantallas de las que os enseñaron? Un módulo que no se abre en seis meses es un módulo que no resolvía nada tuyo.
- ¿El mismo dato se teclea dos veces, una en el sistema nuevo y otra en el que ya teníais?
- ¿Hay un paso del proceso que se hace por WhatsApp o por correo porque «en el programa no se puede»?
- ¿Cambiasteis vuestra forma de trabajar para encajar en el software y desde entonces esa parte va más lenta que antes?
- ¿Pediste una modificación y la respuesta fue que no está en el estándar?
- ¿Lo que más te importaba quedó «para una fase dos» que nunca tuvo fecha?
Una señal sola no significa gran cosa. Tres seguidas ya son un patrón, y el patrón siempre es el mismo: el proceso que de verdad te distingue no cabe en el producto que instalaste.
Tres finales distintos, y solo uno es un problema de software
Antes de gastar un euro, averigua en cuál de los tres estás. Se parecen desde fuera y se arreglan de formas que no tienen nada que ver.
1. Está bien implantado y no lo usáis. El sistema hace lo que tenía que hacer, pero nadie se lo apropió: no hay una persona responsable dentro de casa, la formación fue una tarde y la gente volvió a lo de siempre en dos semanas. Esto no se arregla con más software. Se arregla poniendo un nombre —uno, no un comité— al mando del sistema, y rehaciendo el trabajo con quien lo ejecuta. Nosotros no cobramos por esto, y si es tu caso te lo diremos.
2. Está a medias. Faltó migrar el histórico, faltó conectar con la tienda, faltó el módulo que sí estaba en el catálogo. Aquí lo primero es sacar el alcance que se firmó y compararlo con lo que hay. Si algo que estaba escrito no se entregó, la conversación es con quien lo implantó, no con un proveedor nuevo.
3. Encaja mal por diseño. El producto es correcto y tu operación es la que es. La parte del negocio que te hace ganar dinero —cómo presupuestas, cómo planificas la ruta, cómo controlas el lote— vive fuera del estándar y ahí seguirá. Este es el único de los tres que se resuelve construyendo, y aun así casi nunca hace falta construirlo todo.
Que se haya quedado corto no significa que haya que tirarlo
De más barato a más caro, y en este orden:
- Exprimir lo que hay. Campos configurables, informes, permisos, automatismos que venían incluidos y nadie activó. Cuesta horas, no proyectos.
- Integrar. Que los sistemas se hablen y el dato se teclee una vez. Suele ser lo que más tiempo devuelve por euro invertido, y casi nunca se plantea porque no está en ningún catálogo.
- Extender. Una pieza a medida encima de lo que ya tienes: un portal para que el cliente consulte sin llamar, una app para el que está en la calle, la aprobación desde el móvil. Lee y escribe en tu sistema actual, que sigue siendo el sistema.
- Sustituir. El último recurso, y solo con el motivo escrito. Cambiar de programa cuesta más de lo que dice el presupuesto: cuesta el año en que tu equipo vuelve a aprender.
La mayoría de las veces que nos llaman por esto, la respuesta acaba estando en los puntos 2 y 3.
Una cosa que decimos en voz alta
Nordic Byte no es agente digitalizador y no puede serlo: somos una sociedad británica. No vamos a conseguirte otro bono. Lo que hacemos se paga.
Y por eso mismo: si tu necesidad es de catálogo y tienes ayuda pública a mano, úsala. Te va a salir mejor que cualquier cosa que te propongamos nosotros, y no tenemos ningún incentivo en decirte lo contrario. Nuestro trabajo empieza donde el catálogo se acaba.
Cómo diagnosticarlo tú esta semana, gratis
Siéntate una hora con la persona que ejecuta el proceso, no con quien firmó la compra. Que te lo enseñe entero en pantalla, de principio a fin, con un caso real de ayer.
Apunta cada vez que salga del programa: un Excel, un correo, una llamada, un papel, un «esto lo llevo yo aparte». No apuntes opiniones, solo salidas.
Esa lista es el diagnóstico. Si son una o dos, tienes un problema de adopción o de implantación a medias. Si son seis y todas caen en el mismo tramo del proceso, ahí está el trozo de tu negocio que ningún producto de catálogo iba a cubrir.
Con esa lista en la mano, ya puedes hablar con cualquiera —con quien te lo implantó, con tu informático o con nosotros— sin que la conversación empiece por un demo.
Y si prefieres que la miremos nosotros: cuéntanoslo en el brief. Respondemos en 24 horas laborables y, si hay algo que construir, tienes propuesta cerrada en 48. Si lo que hay que hacer es terminar lo que ya compraste, también te lo decimos.