La mayoría de las veces, la respuesta es el SaaS.
Lo decimos nosotros, que vivimos de construir software a medida. Si una herramienta de catálogo hace lo que necesitas, pagarla es la decisión correcta y no hay más conversación. El problema es que casi nadie te dice cuándo deja de serlo.
Esto va de eso: del punto exacto en que un programa de catálogo pasa de ahorrarte dinero a costártelo. Está escrito para empresas de cinco a cincuenta personas que dependen de una aplicación para trabajar.
La pregunta que casi todo el mundo hace mal
«¿Qué es mejor, un SaaS o algo a medida?» no tiene respuesta, igual que no la tiene «¿qué es mejor, alquilar o comprar?».
La pregunta útil es otra: ¿este proceso es lo que nos hace distintos, o es lo que hace todo el mundo?
Nóminas, contabilidad, firma de documentos, videollamadas, correo, tickets de soporte. Nadie gana un cliente por hacer eso de una forma particular. Ahí el SaaS gana siempre, y construirlo a medida es quemar dinero por un motivo estético.
Ahora piensa en cómo asignas trabajo, cómo calculas un precio, cómo decides qué se sirve primero, cómo controlas la calidad de lo que sale. Eso sí es tuyo. Si lo tuyo cabe entero dentro de un programa que usan otras dos mil empresas, o eres muy afortunado, o llevas años adaptándote tú al programa sin darte cuenta.
Cuándo el SaaS es la respuesta correcta
Cuatro situaciones en las que no deberías ni pedirnos presupuesto:
El proceso es estándar de verdad. No «parecido al estándar». Estándar. Si puedes explicar cómo trabajáis leyendo el manual del producto, ese producto es para vosotros.
Todavía no sabes qué necesitas. Un SaaS es la forma más barata de descubrirlo. Lo pruebas un trimestre, ves qué usas y qué no, y entonces ya tienes una lista de requisitos que antes te habrías inventado. Encargar un desarrollo sin esa lista es la forma más cara de aprender.
El volumen es bajo. Si el proceso lo ejecuta una persona un rato a la semana, la automatización no se paga. Que algo se pueda automatizar no significa que valga la pena.
Lo que te falta es una función, no un sistema. Muchos SaaS tienen API, campos personalizados o automatizaciones que resuelven exactamente eso. Antes de sustituir la herramienta, mira si la herramienta ya lo hace y nadie de la casa lo ha mirado.
Cuándo el SaaS se te ha quedado corto
También cuatro. Basta con reconocer dos para que la conversación cambie.
Pagas por usuario para gente que solo mira. Los precios por asiento se diseñaron para equipos donde todos trabajan dentro de la herramienta. En una pyme, la mitad de las licencias suelen ser de personas que entran a consultar un dato. Cuando la factura crece con la plantilla en vez de con el negocio, el modelo ya no es el tuyo.
El proceso se termina fuera del programa. Se exporta a Excel, se cruza a mano, se manda por WhatsApp, se vuelve a meter. Ese trabajo no aparece en ninguna factura, pero está pagado: son horas de tu gente sosteniendo lo que el software no hace.
Tienes tres herramientas que no se hablan. Cada una resuelve su parte, y el pegamento entre ellas es una persona. El coste de un SaaS no es su cuota: es su cuota más el trabajo de mantenerlo sincronizado con los demás.
No puedes cambiar algo que necesitas cambiar. Aquí es donde duele de verdad. Un cliente grande pide una forma de trabajar concreta, o cambia una norma del sector, y la respuesta del proveedor es que está en la lista de mejoras. Tu capacidad de reaccionar depende de la hoja de ruta de una empresa que no te conoce.
La opción que casi nadie se plantea
No es a medida o SaaS. La mayoría de los proyectos que construimos para pymes no sustituyen nada: rellenan el hueco.
El ERP se queda. La herramienta de facturación se queda. Lo que se construye es la pieza que falta entre ellas, o encima de ellas: el portal por el que tus clientes entran pedidos sin llamar por teléfono, la integración que evita teclear el mismo dato dos veces, el cuadro de mando que junta lo que hoy vive en tres sitios.
Es más barato, se entrega antes y no obliga a migrar años de datos. Y si algún día sustituyes el SaaS de debajo, la pieza sigue siendo tuya. Aparte hemos escrito sobre qué gana de verdad una pyme con un desarrollo a medida, incluidas las tres cosas que no va a darte.
Cuando alguien nos pide sustituir su sistema entero, la primera pregunta que hacemos es si de verdad hace falta. Muchas veces no.
Cuatro preguntas para decidirlo tú
Sin llamarnos:
- ¿Este proceso te distingue de tu competencia? Si no, compra.
- ¿Cuántas horas al mes dedica tu gente a sostener lo que el programa no hace? No lo estimes de memoria: pregúntaselo a quien lo hace. La respuesta suele sorprender.
- ¿Qué pasa el día que ese proveedor sube el precio, cambia de dueño o cierra? Si la respuesta es «no lo sé», tienes un riesgo, no una herramienta.
- ¿Necesitas todo el sistema, o solo el trozo que falta? Casi siempre es el trozo.
Si las cuatro respuestas apuntan al SaaS, quédate donde estás. Te acabas de ahorrar un proyecto que no necesitabas, y eso también es un buen resultado.
Si apuntan al otro lado, las cinco preguntas que hacemos antes de aceptar un desarrollo son el siguiente filtro, y es más duro que este.
Y si no
Rellena el brief en nordicbyte.co.uk/get-started y cuéntanos qué herramienta usas hoy y qué es lo que no hace. En 48 horas tienes una propuesta.
Si al leerla vemos que lo tuyo se arregla configurando lo que ya tienes, te lo decimos. Sale más barato para los dos.